2020年5月に政府から新しい生活様式が発表され、一つの会社の在り方として在宅勤務が今まで以上に注目されています。在宅勤務の他の言い方では、テレワークやリモートワークとも聞きますね。厳密にはそれぞれ定義が違うようですが、「会社に出社せず遠隔で仕事をする」という点は共通しています。新型コロナウィルス感染拡大防止について一人一人が意識することを求められる今、オフィスワークからテレワークに移行する流れは自然なことなのかもしれません。

このような事態になりこれから在宅勤務を取り入れようと考えている方は多くいるとは思いますが、在宅勤務を取り入れるためにはこれまでとは異なる環境整備が必要になります。
では実際にはどのようなものが必要なのでしょうか？

１）自宅のPCやインターネットなどの環境整備

まず挙げられるのが、社員の方が自宅で利用するためのPCたインターネット回線などの環境整備です。PCを会社が支給する想定であれば、在宅勤務する社員分のPCが必要になります。完全にリモートに切り替えるという流れであれば、会社にあるPCを自宅に移動してしまうのも一つの手です。

業務で利用するソフトも必要

PCを新規購入して利用した場合、そのままの状態でも業務が行えるのであれば問題ありませんが、普段PCで専用ソフトを利用している場合はそのソフトも新しいPCにインストールや設定を行わなくてはなりません。
ただ、最近のソフトは買い切りではなく月額/年額費用で契約するサブスクリプションを取り入れている傾向がありますので、ご利用中の専用ソフトも新しいソフトウェアを購入せずともログイン認証によってオンライン上からソフトウェアをダウンロードできる場合があります。実際にWordやExcelなどのWindows Officeもサブスクリプション版があり、指定台数までならオンライン上からダウンロードしてインストールできるようになっています。
まずはご利用中のソフトを新しいPCにインストールできるのかを調べ、新しく購入が必要かどうか確認しておくといいかもしれません。
特に忘れてはいけないのがセキュリティソフトです。セキュリティソフトは利用台数が決まっているパターンが多く、新規契約が必要になるパターンが多いかもしれません。

ネット環境としてのデザリングは通信制限に注意

最近ではスマホがあるのでネットを通してないという方もいると思います。スマホからデザインリングすることで確かにネットに繋げることはできますが、日々の業務であっという間に通信制限がかかってしまった…という事態は避けたいところです。できればプロバイダーと契約しネット環境を整えた方が業務はスムーズになります。また、オンラインでのWEB会議を要する場合はそれに耐えうるかどうか、自宅のネット環境の見直しを図った方がいいかもしれません。

社内規則や契約に注意

ここで注意したいのが社内規則やクライアントとの契約です。セキュリティの観点などから社内規則でデータを持ち帰ることを禁じていたり、個人のPCでは作業しないという契約を業務委託を受注したときに結んでいる可能性がありますので、その辺りの確認や見直しが必要になります。また、交通費などを支給している場合はその辺りも見直さなければなりません。