テレワークシステムとは

テレワークとは、「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語で、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。テレワークシステムとは、テレワークをするために必要な情報にアクセスしたり、普段行っている業務を効率化させるためのシステムです。

建築業界の悩みとオリジナルテレワークシステムで解決できること

外出先からわざわざ会社に戻らないとデータにアクセスできない

必要なデータが社内のパソコンからしかアクセスできないので、現場等を回ったあとに必要なものが出てきたら、いちいち会社に戻らないといけない、というのはよくある悩みです。

オンラインでシステムを構築することにより、ネット環境さえあれば、どこからでも情報にアクセスすることができるようになり、移動時間の削減、作業効率のアップなどに繋がります。

案件ごとのタスク・作業が多いので、エクセル等での管理が煩雑

エクセルなどでひな形を用意して、案件ごとにファイルをコピペして利用している建築業者様は多くいらっしゃいます。しかし、どうしても重複した入力作業などがあり、無駄な作業が発生してしまいます。

企業の業務に適したオリジナルのシステムを開発することで、重複入力などの無駄な作業がなくなります。

案件ごとの見積書・請求書・報告書等の資料や写真の整理が大変

建築業では、見積書、請求書、報告書、図面等、案件ごとの資料が多数あります。また、現場の状況写真なども随時撮影して保存して置かなければなりません。そういった案件に付随する資料等を、整理して保存しておくのも手間がかかってしまいます。

管理システムを構築することで、案件の登録、それに付随するデータ管理などを簡易化することができますので、業務の大幅な時間短縮に繋がります。

既存のサービスだけでは自社の管理をしきれない

テレワークのシステムはパッケージとして多くの企業から出されています。しかし、パッケージ商品なので基本的には決められた機能しか使えませんし、カスタマイズができる場合でも、高額の費用を取られたりしてしまいます。

パッケージのものでは必要な機能がないということであれば、一から制作してしまったほうがいいです。オリジナル製作をすることで、企業にあった機能を作り込むことができます。

担当者の業務進捗を把握しきれず、クレームにつながってしまう

建築業では、案件ごとの担当者が業務の進捗やタスクを把握していると思います。経営者や役員陣は、担当者から報告を受けて各案件の状況を把握することとなりますが、口頭や担当者の作成する資料だけでは、情報が足りなかったり間違えていたりします。そして正確な状況を把握できていないまま、突然クレームが来るなんてこともあるのではないかと思います。

自社専用のシステムを構築し、業務管理を行うことで、日々各案件の状況を簡単に把握できるようになります。クレームなどのトラブルも減りますし、業務管理のための資料制作、打ち合わせ時間等を削減することが可能です。

個人情報の管理が心配

顧客の個人情報もあるのでセキュリティ面が不安だという声は多くいただきます。

しかし、大手も活用している、AWSというクラーウドサービスを利用することで、オンラインシステムを構築したとしても安心して利用する事が可能です。また求めるセキュリティレベルに応じて、カスタマイズすることも可能です。

テレワークシステムをオリジナル開発するメリット

建築業界で起こる様々なトラブルも、業務に合わせてオリジナルのシステムを構築することで解決することが可能です。オリジナルで開発するか、すでにあるものを活用するかに関しては、メリット・デメリットがありますので、比較しながら導入をしてみてください。

	メリット	デメリット
オリジナル開発	・業務フローに従ったシステムにできる ・ランニングコストが安い ・外部システムとのデータ連携がしやすい	・イニシャルコストが高い ・完成までに時間がかかる ・依頼側も作業が必要（仕様調整など）
既存サービス利用	・イニシャルコストが安い ・すぐに利用開始できる ・不具合が発生しにくい	・サービスに合わせた業務にする必要がある ・サービス利用料を払い続けなければいけない ・決められた機能しか使えない

最後に

本日は建築業でオリジナルテレワークシステムを導入した場合に解決できることをまとめました。社内の業務効率改善に興味がある方はぜひご連絡ください。